Novos procedimentos na Secretaria do PPGE


08/07/2020 17h17

A Coordenação do PPGE realizou na data de hoje, reunião com os servidores técnicos que atuam na secretaria do programa, visando avaliar este momento de distanciamento social ocasionado a partir da pandemia, e os impactos no cotidiano da tramitação dos processos.

Os servidores técnicos e coordenadores avaliaram o momento, desde o início do estado de emergência na Ufal, contextualizando a situação do funcionamento dos trâmites, mas também sendo momento de partilha de como cada um está vivenciando a situação.

Destacou-se que os últimos meses foram complexos pela alta demanda, principalmente de agendamentos de bancas (e confecção de documentos), como também revisão e emissão dos históricos a partir do SIE, para os discentes matriculados até 2017.

A alta demanda de revisão dos históricos necessita de mais tempo, pois exige que um dos servidores se desloque até a Ufal, pois os documentos comprobatórios estão em pastas físicas. A intenção é que a partir de agora tenhamos uma sistematização dos dados, digitalizando e arquivando nas nuvens.hands-typing-on-laptop.jpg

Objetivando aprimorar os processos administrativos, após avaliação e análise na reunião de hoje, foi decidido que alguns formulários serão substituídos, não sendo mais necessário que o solicitante faça download para preencher e depois enviar por e-mail. "Nossa intenção é oferecer um serviço com mais qualidade, em que a burocracia esteja para ajudar nos trâmites", afirma o coordenador Fernando Pimentel.

Inicialmente estão sendo substituídos dois formulários:

1. Formulário para requerimentos diversos (online)

2. Formulário para agendamento de qualificação ou defesa (para alunos matriculados até 2017).

Também foi decidido que, como a situação da pandemia implica em uma série de dificuldades no acesso às informações, alguns procedimentos terão novo prazo para atendimento, tais como: 

Documentos ordinários: 15 a 30 dias (certidões, declarações e históricos de alunos em andamento). Históricos definitivos: 30 a 60 dias.

Aproveitamento de créditos no histórico: 10 a 20 dias úteis.

Outras solicitações serão analisadas, caso a caso.

Registramos que, em razão da pandemia e situações excepcionais, eventuais atrasos poderão ocorrer. E que os servidores técnicos foram recentemente alocados no setor, ainda se apropriando de toda a lógica e normas do PPGE. Faremos o possível para acompanhar e buscar estratégias para solucionar entraves, e também atender a cada um na razoabilidade do tempo.